Tijdelijke wet COVID-19: gevolgen voor algemene (leden)vergaderingen en onbehoorlijke taakvervulling bestuur

In de Legal Update van maandag 6 april 2020 hebben wij u geïnformeerd over een voorstel voor een spoedwet, die het mogelijk zou moeten maken tijdelijk via elektronische middelen te communiceren, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven. Inmiddels is het wetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer en is de tekst daarvan openbaar gemaakt. Welke gevolgen de Tijdelijke wet COVID-19 heeft voor algemene (leden)vergaderingen, de termijn voor het opmaken van de jaarrekening en onbehoorlijke taakvervulling van bestuurders, leest u in deze Legal Update.

Inleiding

Sinds de wijziging van het Burgerlijk Wetboek in 2007 kunnen de statuten van een rechtspersoon bepalen dat via een elektronisch communicatiemiddel deelgenomen kan worden aan de algemene vergadering en dat ook het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel uitgeoefend kan worden. Veel rechtspersonen hebben deze mogelijkheid echter (nog) niet opgenomen in hun statuten.
Wanneer rechtspersonen deze mogelijkheden wel statutair hebben verankerd, is het echter ook niet mogelijk om de algemene vergadering volledig digitaal te houden, omdat de wettelijke mogelijkheden zijn vormgegeven als aanvullende opties bij een fysieke vergadering. De spoedwet beoogt tijdelijke afwijkingen van de wettelijke en statutaire bepalingen over het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering toe te staan. Hierdoor wordt het gedurende de coronacrisis mogelijk om de algemene vergadering volledig digitaal te laten plaatsvinden. Het wetsvoorstel voorziet echter ook in de mogelijkheid om  bepaalde termijnen te verlengen, zodat vergaderingen die louter zouden worden gehouden om de jaarrekening tijdig vast te stellen of om bijtijds de wettelijke jaarvergadering te houden, kunnen worden uitgesteld.

Digitale algemene (leden)vergaderingen

N.V.'s, B.V.'s en verenigingen mogen een volledig digitale algemene (leden)vergadering houden, mits de vergadering voor de leden/aandeelhouders langs elektronische weg is te volgen (bijvoorbeeld via een (audio of video) livestream) en de leden/aandeelhouders/leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen. Deze vragen moeten uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord en de antwoorden moeten op de website van de rechtspersoon worden geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor de aandeelhouders/leden. Daarnaast moet het bestuur zich er voor inspannen dat tijdens de vergadering vragen gesteld kunnen worden, tenzij dat op grond van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd.

Verder kan het bestuur bepalen dat i.) het stemrecht tijdens de algemene vergadering slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel en/of ii.) stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht (of bij de N.V. per brief), gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.

Bij de B.V. en N.V. is verder nog geregeld dat vergaderingen waartoe al is opgeroepen tot 48 uur voor het tijdstip van de vergadering kunnen worden omgezet naar een digitale vergadering.

De wetgever heeft ook rekening gehouden met eventuele problemen die zich bij het houden van digitale vergaderingen kunnen voordoen. Mocht de verbinding hebben gehaperd of mocht een lid/aandeelhouder anderszins niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan de vergadering, dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming.

Verlenging van termijnen

Op grond van de spoedwet krijgen  besturen van N.V.'s, B.V.'s, verenigingen, coöperaties en stichtingen de bevoegdheid om de termijn voor het opmaken van de jaarrekening en het houden van de jaarvergadering te verlengen. Wanneer het bestuur van deze bevoegdheid gebruik maakt, heeft de algemene (leden)vergadering (of een volgens de statuten bevoegd orgaan) geen bevoegdheid meer tot verlenging van deze termijn. Afhankelijk van het onderwerp, bied de wet ruimte voor een verlenging van 4 of 5 maanden.

Onbehoorlijke taakvervulling bestuurders

Indien het bestuur van een N.V., B.V. of commerciële vereniging of stichting in de drie jaren voorafgaand aan het faillissement de jaarrekening te laat openbaar heeft gemaakt, regelt de wet dat hij zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld. De spoedwet regelt, in afwijking van de wettelijke regeling, dat een te late openbaarmaking van de jaarrekening die betrekking heeft op het meest recente afgesloten boekjaar niet in aanmerking wordt genomen, indien de te late openbaarmaking te wijten is aan de gevolgen van de corona-uitbraak. Dit is bijvoorbeeld het geval als een algemene vergadering wordt uitgesteld als gevolg van de corona-uitbraak, of als ten gevolge van het virus de jaarrekening niet kan worden opgesteld of kan worden gecontroleerd door een accountant. Het niet-tijdig deponeren geldt in dat geval niet als onbehoorlijke taakvervulling en derhalve niet als bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement. 

Terugwerkende kracht, geldingsduur en behandeling

Het wetsvoorstel wil aan de bepalingen uit de spoedwet inzake rechtspersonen terugwerkende kracht geven tot en met 23 maart 2020. Volgens het wetsvoorstel vervallen de bepalingen weer per 1 september 2020, tenzij het voortduren van de beperkingen een verlenging van de geldingsduur noodzakelijk maakt. De spoedwet heeft derhalve betrekking op de algemene (leden)vergaderingen waarop de jaarrekening over het boekjaar 2019 wordt vastgesteld. Concreet betekent dit dat bestuurders tot en met 31 augustus de termijn voor het opmaken van de jaarrekening kunnen verlengen. De regeling met betrekking tot het bewijsvermoeden in geval van te late deponering van de jaarrekening, vervalt op 1 september 2023.

Wanneer de Tijdelijke wet COVID-19 in werking treedt is nog niet bekend. De behandeling van deze spoedwet staat voor donderdag 9 april 2020 op de agenda van de Tweede Kamer. Wij volgen de ontwikkelingen nauwlettend en zullen u hiervan uiteraard op de hoogte houden.

Dit is een Legal Update van Mariël Vrielink.