Algemene ledenvergaderingen tijdens de Corona uitbraak online vergaderen lijkt mogelijk te worden
06-04-2020
In een eerdere Legal Update hebben Mariël Vrielink en Roos Janssen de vraag beantwoord hoe je als organisatie omgaat met een aanstaande algemene (leden)vergadering tijdens de corona-uitbraak en of in een vergadering nog geldige besluiten genomen kunnen worden genomen.
Het lijkt op korte termijn mogelijk te worden om een algemene (leden)vergadering te houden die uitsluitend via livestream (audio of video) te volgen is. Dit is geregeld in een voorstel voor een spoedwet van minister Dekker voor Rechtsbescherming en minister Grapperhaus van Justitie en Veiligheid (Spoedwetgeving). De Ministerraad heeft op 3 april 2020 ingestemd met dit voorstel. Nu fysiek bijeenkomen door het coronavirus onwenselijk is, wordt het op verschillende terreinen mogelijk om, waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven, tijdelijk via elektronische middelen te communiceren. Het gaat dan bijvoorbeeld om beursvennootschappen en verenigingen die jaarlijks een algemene vergadering moeten houden, maar ook andere rechtspersonen die jaarlijks een algemene vergadering moeten houden (zoals besloten vennootschappen), zullen op grond van de spoedwet hun (leden)vergadering digitaal kunnen vormgeven.
Voorwaarde voor het houden van algemene vergaderingen via een livestream is wel dat de leden en aandeelhouders tijdens die vergadering of van tevoren vragen kunnen indienen, die uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord. Indien een lid of aandeelhouder niet optimaal heeft kunnen deelnemen aan zo'n vergadering, dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig. Overigens kan het bestuur er op grond van de noodwet ook voor kiezen om de termijn voor het houden van een algemene vergadering en de termijn voor het opmaken van de jaarrekening uit te stellen.
De voorgestelde spoedwetgeving zal waarschijnlijk op korte termijn in werking treden. Wanneer is echter nog niet bekend. Het wetsvoorstel wordt aan de Raad van State gestuurd voor advies, waarna het zal worden behandeld in de Tweede Kamer. De tekst van het wetsvoorstel en van het advies van de Raad van State worden openbaar bij indiening bij de Tweede Kamer. Wij volgen de ontwikkelingen nauwlettend, omdat bijvoorbeeld op dit moment nog niet duidelijk is wat bij gebrekkige deelname aan de digitale vergadering de ondergrens is om te kunnen concluderen dat toch geldige besluiten zijn genomen. Daarnaast is op dit moment ook nog niet duidelijk wat de verhouding tussen de noodwet zal zijn en eventuele extra statutaire eisen die organisaties zelf al aan digitale besluitvorming stellen. Wij zullen u uiteraard van de ontwikkelingen op de hoogte blijven houden.
