Nieuwe handreiking voor klachtafhandeling bij aanbesteden
23-02-2022
Een jaar geleden stelde toenmalig staatssecretaris Keijzer een maatregelenpakket voor ter verbetering van de rechtsbescherming bij aanbesteden. Hierover schreven wij deze Legal Update. Een van de maatregelen, was het professionaliseren van klachtenregelingen bij aanbestedende diensten via het actualiseren van het advies ‘Klachtafhandeling bij Aanbesteden’. Vorige week, op 17 februari 2022, is de nieuwe Handreiking Klachtafhandeling bij Aanbesteden gepubliceerd.
De nieuwe handreiking is een voorbereiding op een van de andere maatregelen die het ministerie van EZK nog aan het uitwerken is, namelijk een wetsvoorstel waarmee laagdrempelige klachtenregeling verplicht wordt voor alle aanbestedende diensten. Daarbij hoort een onafhankelijk klachtenloket specifiek voor de behandeling van klachten over aanbestedingen. Dat kan worden ingericht binnen of buiten de organisatie of in samenwerking met andere organisaties. Het plan is dat deze verplichting wordt opgenomen in de Aanbestedingswet.
De nieuwe handreiking heeft als doel aanbestedende diensten die nog niet over een klachtenregeling met een onafhankelijk klachtenloket beschikken te stimuleren en te helpen hiermee aan de slag te gaan. Ook biedt het aanbestedende diensten die wél al over een klachtenregeling met loket beschikken (al dan niet in samenwerking met andere aanbestedende diensten) handvatten om de klachtafhandeling te verbeteren.
In de nieuwe handreiking worden allereerst een aantal algemene uitgangspunten voor goede klachtafhandeling behandeld. Zo wordt het principe 'eerst vragen, dan klagen' uitgewerkt, waarmee bedoeld wordt dat een ondernemer in de regel eerst beantwoording van vragen in de nota van inlichtingen moet afwachten en pas daarna een klacht kan indienen bij het klachtenloket van de aanbestedende dienst. Ook wordt ingegaan op het nemen van voldoende tijd voor de klachtafhandeling.
Daarna wordt in de handreiking ingegaan op de kenmerken van een adequate klachtafhandeling. Daarbij is een gedetailleerd stappenplan uiteengezet over de klachtenprocedure, van het moment dat de ondernemer een klacht indient bij het klachtenloket als eerste stap, tot als laatste stap de evaluatie van het functioneren van de klachtenregeling door de aanbestedende dienst. Daartussenin dient onder meer overleg plaats te vinden tussen het klachtenloket en de inschrijver en aanbestedende dienst. Ook moet het klachtenloket de aanbestedende dienst laten weten of de standstill-termijn moet worden opgeschort en moet de aanbestedende dienst het advies van het loket overnemen (tenzij die een afwijkend standpunt kan motiveren).
Wij zijn benieuwd naar de praktische uitwerking van deze nieuwe handreiking en houden verdere ontwikkelingen op het gebied van de rechtsbescherming bij aanbesteden in de gaten.
