Grensoverschrijdend herstructureren: Wat houdt de procedure van grensoverschrijdend herstructureren in en wat zijn de aandachtspunten?
25-09-2025
Grensoverschrijdende herstructureringen (fusies, splitsingen en omzettingen) zijn omvangrijke procedures die niet alleen intensieve afstemming met buitenlandse counsels vragen, maar ook veel vragen oproepen over de mogelijkheden en interpretatie van de Nederlandse wet.
In deze tweede blog in de serie over grensoverschrijdend herstructureren, leest u meer over wat de procedure inhoudt en de aandachtspunten bij het opstellen van de stukken, zoals het taalvereiste.
Moet je samenwerken met een buitenlandse counsel bij grensoverschrijdend herstructureren?
Zoals in het vorige blogopgemerkt, is het tijdens het hele proces van grensoverschrijdend herstructureren van belang dat er intensief wordt samengewerkt met een buitenlandse counsel. Dit is omdat de procedure van grensoverschrijdend herstructureren ook aan de vereisten van het buitenlandse recht moet voldoen. Deze vereisten zijn - ondanks dat de meeste lidstaten van de EER ook de EU-Mobiliteitsrichtlijn in hun wet hebben geïmplementeerd - net anders dan in Nederland. Zo zijn de te nemen stappen en termijnen per land net anders en is in sommige landen iemand anders dan de notaris (zoals in Nederland) – vaak in samenwerking met het betreffende handelsregister - bevoegd om de grensoverschrijdende fusie te begeleiden.
Wat houdt de procedure van grensoverschrijdend herstructureren in?
De procedure van grensoverschrijdend herstructureren (fusies, splitsingen en omzettingen) kan opgedeeld worden in drie verschillende fases: de voorbereidende fase, de besluitvormende fase en de uitvoerende fase. Om het overzichtelijk te houden, schrijven wij verder over de procedure tot grensoverschrijdende fusie.
Wij geven hieronder een kort overzicht van de verschillende fases naar Nederlands recht.
Wat moet je doen in de voorbereidende fase van grensoverschrijdende fusie?
De voorbereidende fase is de meest omvangrijke fase. Tijdens de voorbereidende fase wordt het fusievoorstel opgesteld. Het fusievoorstel moet zowel voldoen aan de eisen die de Nederlandse wet stelt als aan de vereisten zoals gesteld in het recht van het land van de buitenlandse vennootschap. Sommige landen hebben veel andere en extra eisen waaraan het fusievoorstel moet voldoen. Dit vereist dus de nodige afstemming en is een tijdrovende klus.
Ook wordt er een schriftelijke toelichting op het fusievoorstel opgesteld en een kennisgeving gericht aan de aandeelhouder(s), de ondernemingsraad (of werknemers als er geen ondernemingsraad is) en schuldeisers. In bepaalde gevallen (zoals bij een vereenvoudigde moeder-dochter fusie) kan er worden afgezien van het opstellen van een schriftelijk toelichting.
Na ondertekening door alle bestuurders van de betrokken vennootschappen wordt het fusievoorstel met de daarbij behorende bijlagen, kennisgeving en vereiste jaarrekeningen gedeponeerd bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dezelfde documenten en de toelichting moeten ter inzage worden neergelegd op het adres van de betreffende vennootschappen. Vervolgens wordt een advertentie geplaatst in de Staatscourant met een verwijzing naar genoemde deponeringen, waarmee de termijn van drie maanden, waarin schuldeisers tegen de fusie in verzet kunnen komen, begint te lopen. In het buitenland gelden vergelijkbare – maar toch verschillende - openbaarmakingsvereisten en termijnen waarin schuldeisers in verzet kunnen komen tegen de fusie. Het plaatsen van een advertentie in het equivalent van de Staatscourant is ook niet overal vereist.
Wat houdt taalvereiste in bij grensoverschrijdende fusie?
Erg belangrijk om te vermelden is dat het fusievoorstel in ieder geval moet worden opgesteld in de Nederlandse taal. Daarnaast wordt het voorstel vaak opgesteld in de taal van het land waarmee wordt gefuseerd (indien vereist) en in de Engelse taal, zodat het fusievoorstel door iedereen in een uniforme taal gelezen kan worden.
Voor de statuten van de verkrijgende vennootschap, die als bijlage bij het fusievoorstel moeten worden gevoegd, geldt ook dat deze in het Nederlands moeten zijn. Zijn de statuten alleen beschikbaar in een andere taal, dan moeten ze worden vertaald in het Nederlands door een beëdigde vertaler.
Voor de jaarrekeningen die met het fusievoorstel moeten worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en op de adressen van de vennootschappen geldt net een ander taalvereiste. Hiervoor geldt dat deze naast het Nederlands ook mogen worden gedeponeerd in het Engels, Frans of Duits.
Wat moet je doen in de besluitvormende fase van grensoverschrijdende fusie?
In de besluitvormende fase wordt - na afloop van de hiervoor genoemde verzet termijn – het besluit tot fusie door de algemene vergadering (of onder omstandigheden door het bestuur) van de betrokken vennootschappen genomen. In de Nederlandse wet is bepaald dat de notulen van de algemene vergadering waarin tot fusie wordt besloten worden opgemaakt bij notariële akte. In de praktijk betekent dit dat de algemene vergadering van de betreffende vennootschap(pen) vaak op basis van een volmacht voor de Nederlandse notaris wordt gehouden. Bij een inbound fusie gebeurt dit in de regel vlak voor het passeren van de fusieakte. In het buitenland is het nemen van een besluit soms niet vereist of moeten de aandeelhouder(s) en bestuurder(s) – fysiek dan wel elektronisch – aanwezig zijn op een algemene vergadering. Ook hiervoor geldt dus dat het nodige moet worden afgestemd.
Wat moet je doen in de uitvoerende fase van grensoverschrijdende fusie?
De uitvoerende fase kent op basis van het type fusie verschillende stappen. In het geval van een inbound fusie (als een Nederlandse vennootschap de verkrijgende vennootschap is) wordt door de Nederlandse notaris de notariële akte opgesteld en ondertekend waarmee de fusie (een dag na het passeren van de akte) tot stand komt. Bij een outbound fusie (wanneer een vennootschap verdwijnt uit Nederland) stelt de notaris een attest op namens de Nederlandse vennootschap. Hierin wordt bevestigd dat in Nederland alle vormvoorschriften in acht zijn genomen voor de betreffende verrichting. Dit is nodig om de herstructurering in de buitenlandse lidstaat te effectueren.
Naast alle juridische vereisten geldt dat een dergelijke fusie procedure voor het bedrijf zelf de nodige tijd kost aan reorganisatie en integratie.
Conclusie
De procedure van grensoverschrijdend herstructureren bestaat uit drie verschillende fases, waarvan de voorbereidende fase de meest omvangrijke is. Aangezien in verschillende landen net andere vereisten gelden, is intensieve afstemming met een buitenlandse counsel vereist. Laat u goed adviseren door uw Nederlandse notaris met betrekking tot specifieke vereisten.
Deze blog is geschreven door Pauline van Hecke en Julia van Reenen. Heeft u vragen naar aanleiding van een van onze blogs over grensoverschrijdend herstructureren, neemt u dan gerust contact met Pauline van Hecke op.
