Op grond van de Ziektewet zijn werkgevers verplicht om bepaalde gevallen van verzuim bij UWV te melden. Met ingang van 1 april 2017 is dit niet langer vrijblijvend. Vanaf dat moment is de ‘Beleidsregel boete werkgevers ZW’ van kracht en is UWV verplicht een boete aan werkgevers op te leggen als de vereiste meldingen te laat worden gedaan. Het gaat bijvoorbeeld om:
De 42e-weeksmelding: als een medewerker 42 weken ziek is, dient dit uiterlijk op de eerste dag na die 42e week bij UWV te worden gemeld;
De ‘ziek-uit-dienst-melding’: als de medewerker ziek is en zijn arbeidsovereenkomst eindigt, dan moet dit uiterlijk op de laatste werkdag van de werknemer aan UWV worden doorgegeven;
De medewerkster is ziek als gevolg van haar zwangerschap of bevalling. Dit dient uiterlijk op de vierde ziektedag bij UWV te zijn gemeld. Een herstel moet binnen twee dagen worden doorgegeven.
De boete bij een te late melding bedraagt maximaal € 455,-.
Voor de ‘ziek-uit-dienst-melding’ is de grens voor een te late melding gelegd bij de eerstvolgende werkdag na de laatste werkdag. Meldingen die de werkdag na de uitdiensttreding zijn ontvangen, zijn dus niet te laat. Verder zal UWV onderscheid maken in de oorzaak van de te late melding: ligt de oorzaak van een te late melding buiten de invloedssfeer van de werkgever, dan is het de werkgever niet verwijtbaar en wordt geen boete opgelegd. Ligt de oorzaak in de invloedssfeer van de werkgever en heeft hij daarop ten onrechte niet geanticipeerd of gereageerd, dan is de te late melding verwijtbaar en volgt een boete. Volgens de toelichting bij het nieuwe boetebeleid kan hierbij worden gedacht aan de overschakeling op een nieuw computersysteem door het administratiekantoor of de arbodienst van de werkgever: dit is voorzienbaar en de beperking of voorkoming van mogelijke gevolgen is volgens UWV vooraf te regelen. In een dergelijke situatie verwacht UWV van de werkgever dat contact met UWV wordt opgenomen om afspraken te maken over een alternatieve aanlevering van de meldingen binnen een door UWV gestelde termijn. Doet de werkgever dit niet, dan is sprake van verwijtbaarheid en wordt een boete opgelegd.
Hebt u de verzuimadministratie goed op orde?
Dit is een Legal Update van de praktijkgroep Arbeid & Pensioen.
