Uitsluiten tenderkostenvergoeding is disproportioneel

In oktober informeerden wij u al over de toen verschenen ‘Handreiking Tenderkostenvergoeding’. Staatssecretaris Keijzer van Economische Zaken en Klimaat gaat nu verder doorpakken, zo liet zij op 1 februari per brief weten aan de Tweede Kamer. Ze wil duidelijk maken dat bedingen in aanbestedingsstukken die tenderkostenvergoedingen bij ingetrokken aanbestedingen bij voorbaat uitsluiten, disproportioneel zijn.

Dergelijke bedingen in aanbestedingsstukken komen thans regelmatig voor. De consequentie hiervan is dat marktpartijen volledig opdraaien voor kosten die zij hebben gemaakt (voor bijvoorbeeld het maken van maquettes, schetsen, presentaties, etc.) als een aanbesteding wordt ingetrokken. Dit terwijl het intrekken van de aanbesteding vaak te wijten is aan opdrachtgevers die geen realistische eisen hebben gesteld, de waarde niet goed hebben geraamd of anderszins niet goed hebben opgelet.

De adviescommissie van Gids Proportionaliteit gaf in haar advies aan de staatssecretaris aan dat het niet noodzakelijk is om de Gids aan te passen, omdat al uit het wettelijke proportionaliteitsbeginsel en de Gids zoals die nu is voortvloeit dat het bij voorbaat uitsluiten van een tenderkostenvergoeding bij intrekking van de aanbesteding disproportioneel is. De staatssecretaris wil het verbod toch expliciet opnemen, om zoals gezegd duidelijkheid voor alle partijen te scheppen. De staatssecretaris zal hierbij de tekstsuggestie van de adviescommissie als uitgangspunt nemen. Het huidige voorschrift 3.8 zal dan worden aangepast. Vanaf 1 januari 2020 zal in de Gids een verbod worden opgenomen om op voorhand iedere vergoeding van inschrijfkosten uit te sluiten in het geval van een laattijdige intrekking van de aanbesteding. Let wel: dit betekent niet dat bij elke intrekking van een aanbesteding een vergoeding van inschrijfkosten per definitie wel aan de orde is.

De eventuele vergoeding is afhankelijk van de aard van de aanbesteding, de kosten die zijn gemaakt en de omstandigheden waaronder de intrekking van de aanbesteding heeft plaatsgevonden. Zo is een tenderkostenvergoeding aan de orde wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving in te kunnen dienen en wanneer de aanbesteding in een zodanig stadium wordt ingetrokken dat inschrijvers ook daadwerkelijk kosten hiervoor hebben moeten maken.

Zorg als aanbestedende dienst dus dat u een tenderkostenvergoeding niet meer bij voorbaat volledig uitsluit en wees u als inschrijver bewust van het feit dat u in bepaalde gevallen een beroep op een kostenvergoeding kunt doen.

Dit is een Legal Update van Anne Kusters.

Download als pdf