Op 14 oktober jl. is de Handreiking Tenderkostenvergoeding verschenen. Dit is een onderdeel van de actieagenda Beter Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Met deze handreiking krijgt de praktijk handvatten voor het al dan niet uitkeren van tenderkostenvergoedingen.
Voorheen waren de enige bepalingen over kostenvergoeding artikel 1.10 van de Aanbestedingswet 2012, waarin wordt genoemd dat de aanbesteder “acht moet slaan op een vergoeding...” en De Gids Proportionaliteit, die in voorschrift 3.8 benoemt: “de aanbestedende dienst biedt een vergoeding aan wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving in te kunnen dienen”. De handreiking tenderkostenvergoeding geeft aan hoe deze wettelijke grondslag kan worden ingevuld, met name op het vlak van hoe aanbestedende diensten daadwerkelijk een tenderkostenregeling kunnen opstellen.
De handreiking heeft niet als doel om te zorgen dat alle kosten die inschrijvers maken kunnen worden vergoed. Inschrijvers maken nu eenmaal bepaalde (offerte)kosten die voor hun eigen risico komen.De handreiking constateert echter dat naarmate de gevraagde inzet van de ondernemer groter is, bijvoorbeeld doordat de ondernemer een uitgewerkt ontwerp moet aanleveren, het meer in de rede ligt dat een aanbestedende dienst wel een tenderkostenvergoeding biedt.
Op de hoogte van de tenderkostenvergoedingen die moet worden geboden, gaat de handreiking niet specifiek in. De passende vergoeding hangt namelijk sterk af van de situatie en de specifieke branche. De handreiking geeft wel enkele voorbeelden van branche specifieke kaders en beveelt de aanbestedende diensten en branches om hier zelf beleid en kader over te ontwikkelen.
Op de problematiek van tenderkosten bij ingetrokken aanbestedingen gaat de handreiking slechts zijdelings in. Van tenderkostenvergoedingen in dit soort gevallen kan slechts sprake zijn als de aanbesteding overduidelijk te laat, te weten na het verschijnen van de laatste nota van inlichtingen, ingetrokken wordt. Of in die situaties tenderkostenvergoedingen verstrekt moeten worden, hangt af van onder meer de proportionaliteit van de gevraagde inzet van inschrijvers, zo benoemt Staatssecretaris Keijzer in een Kamerbrief van 15 oktober. Ook kán een tenderkostenvergoeding aan de orde zijn als de aanbestedingen worden stopgezet, omdat blijkt dat de opdracht aangepast moet worden, waarna een herstart plaatsvindt. Staatssecretaris Keijzer acht het onwenselijk dat aanbestedende diensten bedingen opnemen in hun aanbestedingsstukken die tenderkosten-vergoedingen in dat soort situaties uitsluiten. Zij zal de adviesgroep Gids Proportionaliteit vragen een advies uit te brengen over “het verbieden van dergelijke bedingen”.
Kortom, de handreiking is een kader waarop aanbestedende diensten eigen beleid en eigen beslissingen over tenderkostenvergoedingen in concrete gevallen kunnen baseren. En voor ondernemers en brancheorganisaties biedt deze handreiking handvatten voor een gesprek met aanbestedende diensten hierover. Hiermee kunnen disproportionele tenderkosten worden beperkt, en wordt de toegang van ondernemers (met name MKB-ondernemers) tot aanbestedingen minder belemmerd.
