Legal Design en het van toepassing verklaren en ter hand stellen van algemene voorwaarden (deel 1 van 5)

Bijna iedere organisatie heeft ze: algemene voorwaarden. Ze bestaan in verschillende soorten en maten. Voor in- of verkoop, voor de levering van producten of dienstverlening, voor online of offline contracteren, of een combinatie hiervan. Nadat u algemene voorwaarden heeft opgesteld of heeft laten opstellen, wilt u ze graag gaan gebruiken. Dan rijst de vraag: hoe zat het ook alweer met het overeenkomen daarvan?

Stap 1: algemene voorwaarden overeenkomen (naar Nederlands recht)

Eerst moet u de algemene voorwaarden van toepassing verklaren op de overeenkomst die u wenst te sluiten. Een verwijzing naar de toepasselijkheid van algemene voorwaarden in de offerte, in de aanvaarding van de offerte of in het te sluiten contract is doorgaans voldoende. Let wel op of uw contractswederpartij in bijvoorbeeld de offerteaanvraag al heeft verwezen naar de toepasselijkheid van haar eigen algemene voorwaarden. In dat geval dient u deze toepasselijkheid voorafgaand aan de van toepassingsverklaring van uw eigen algemene voorwaarden 'uitdrukkelijk van de hand' te wijzen, zo bepaalt de wet. Wanneer uw contractswederpartij met zo'n verwijzing instemt, is het uitgangspunt dat zij gebonden is aan uw algemene voorwaarden.

Stap 2: algemene voorwaarden ter hand stellen

Het kan zijn dat uw contractswederpartij de inhoud van uw algemene voorwaarden niet heeft gezien voordat zij met de toepasselijkheid daarvan instemde. Voor de gebondenheid aan uw algemene voorwaarden is dat naar Nederlands recht ook geen vereiste. Maar voor het van toepassing blijven van uw algemene voorwaarden kan het wel een vereiste zijn. Het wettelijk uitgangspunt is namelijk dat de toepasselijkheid van algemene voorwaarden vernietigbaar is als uw contractswederpartij niet uiterlijk ten tijde van het sluiten van de overeenkomst kennis heeft kunnen nemen van de inhoud van uw algemene voorwaarden. Om dit te voorkomen dient u uw contractswederpartij voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst daarin inzage te geven.

Inzage geven in uw algemene voorwaarden kan volgens de wet op verschillende manieren.
De voorgeschreven wijze is onder meer afhankelijk van de vraag of u een dienstverlener in de zin van de wet bent en de manier waarop de overeenkomst tot stand komt – elektronisch, mondeling of schriftelijk. Het vergt soms wat inspanning om vast te stellen op welke manier u de algemene voorwaarden op een geldige manier ter hand kan stellen.

Legal Design: praktisch stappenplan overeenkomen algemene voorwaarden (infographic)

Wij helpen u graag bij het opstellen van algemene voorwaarden die aansluiten op uw business. Het van toepassing verklaren (stap 1) en ter hand stellen (stap 2) van die algemene voorwaarden is evenzo belangrijk. Ook daarbij zijn wij u graag van dienst.

In samenwerking met Getting The Picture hebben wij een infographic opgesteld om u en uw medewerkers in de alledaagse praktijk te helpen bij het doorlopen van stap 1 en 2.
Download hier de infographic.

Dit is een Legal Update van Mariska Nijenhof-Wolters en Anouk Lankhaar.

Download als pdf