Even opfrissen: de publicatieplicht

In een eerdere Legal Update bespraken wij de administratieplicht van artikel 2:10 BW. Minstens zo belangrijk is de publicatieplicht van artikel 2:394 BW: de verplichting voor (onder meer) naamloze en besloten vennootschappen om de jaarrekening tijdig openbaar te maken. Hoewel dit op het eerste gezicht misschien een formaliteit lijkt, kan het niet voldoen aan de publicatieplicht grote gevolgen hebben voor bestuurders als de vennootschap failliet gaat. Wat houdt de publicatieverplichting voor B.V.'s en N.V.'s precies in en wat kan er misgaan als een bestuurder deze niet naleeft?

Wanneer moet de jaarrekening openbaar worden gemaakt?

Het bestuur van een B.V. of N.V. moet jaarlijks binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening van de vennootschap opmaken. Deze termijn kan door de algemene vergadering worden verlengd met ten hoogste vijf maanden wegens bijzondere omstandigheden, zodat het opmaken uiterlijk tien maanden na afloop van het boekjaar moet zijn gebeurd. Vervolgens moet de algemene vergadering de jaarrekening vaststellen. Daarna moet het bestuur binnen acht dagen na de vaststelling de jaarrekening deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Als de jaarrekening niet binnen twee maanden na het opmaken door de algemene vergadering is vastgesteld, moet het bestuur de niet-vastgestelde jaarrekening deponeren. Hoe dan ook geldt een absolute uiterste termijn: uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar moet de (al dan niet vastgestelde) jaarrekening zijn gedeponeerd. Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is dat dus uiterlijk 31 december van het jaar daarop. 

Wat gebeurt er als de jaarrekening te laat wordt gedeponeerd?

Bij een faillissement kan te late (of geen) deponering hard aankomen voor het bestuur. Volgens artikel 2:248 lid 2 BW staat dan namelijk onweerlegbaar vast dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld, en wordt bovendien vermoed dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest. Het gevolg: de curator kan elke bestuurder die verantwoordelijk was in de periode van drie jaar voorafgaand aan het faillissement waarin sprake was van onbehoorlijke taakvervulling, hoofdelijk aansprakelijk stellen voor het volledige faillissementstekort. Dit is alleen anders als het te laat deponeren van de jaarrekening kwalificeert als een onbelangrijk verzuim. Dat kan het geval zijn als er slechts sprake is van een geringe vertraging bij het voldoen aan de publicatieplicht, of als er in het licht van de omstandigheden van het geval een aanvaardbare verklaring voor het verzuim bestaat. Daarnaast kan een individuele bestuurder zich disculperen door te bewijzen dat de onbehoorlijke taakvervulling hem niet is te verwijten en dat hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden, en kan de rechter het aansprakelijkheidsbedrag matigen als dit gelet op de omstandigheden bovenmatig voorkomt.

Wat kun je als bestuurder doen?

Als bestuurder is het dus van groot belang om ervoor te zorgen dat de jaarrekening op tijd wordt opgemaakt en gedeponeerd (ook als die nog niet door de algemene vergadering is vastgesteld). Twijfel je of dit op orde is, of dreigt de vennootschap waar je bestuurder van bent failliet te gaan? Neem dan tijdig contact op met een van onze specialisten zodat eventuele risico's vroeg in kaart worden gebracht en mogelijk voorkomen kan worden dat die risico's zich verwezenlijken.