Even opfrissen: de administratieplicht

Een goede administratie is onmisbaar voor het functioneren van een onderneming. Het bestuur van een onderneming, maar ook degene die een zelfstandig beroep uitoefent, heeft de plicht om een goede administratie te voeren. Dat klinkt logisch en de meeste bestuurders voldoen ook aan deze plicht. Maar soms gaat het toch mis. In deze Legal Update wordt kort uiteengezet wat de 'administratieplicht' inhoudt en – belangrijker wellicht – wat de gevolgen kunnen zijn als deze niet goed wordt nageleefd.

Wat houdt de administratieplicht in?

De administratieplicht is vastgelegd in de wet (artikel 2:10 BW en artikel 3:15i BW). In de kern komt deze verplichting erop neer dat de administratie op zo'n manier moet worden bijgehouden dat daaruit op ieder moment alle rechten en verplichtingen van de onderneming kunnen worden afgeleid. Op ieder moment moet duidelijk zijn hoe de onderneming er (financieel) voorstaat. Ook moet aan de hand van de administratie achteraf verantwoording kunnen worden afgelegd over het gevoerde beleid. Mede met dat doel moet de administratie zeven jaar worden bewaard.

Dat betekent concreet dat niet alleen informatie over het verleden moet worden bijgehouden, zoals de gegevens over de omzet, winst- en verlies en betaalde belastingen. Ook moet de actuele informatie, zoals de crediteuren en debiteuren, steeds worden bijgewerkt. Daarnaast houdt een goede administratie ook rekening met de toekomst en worden plannen en budgetten vastgesteld en opgeslagen.

Wat zijn de gevolgen van het niet naleven van de administratieplicht? 

Wanneer er geen goede administratie wordt bijgehouden is dat in de eerste plaats nadelig voor de onderneming. Denk daarbij aan vorderingen op debiteuren die niet worden geïncasseerd, crediteuren die niet of juist dubbel worden betaald en het ontstaan van tekorten of juist overschotten in de voorraad.

Als de onderneming failliet gaat kan het niet naleven van de administratieplicht ook persoonlijke gevolgen hebben voor de bestuurders. Uit de wet volgt dat de administratieplicht wordt gezien als een elementaire bestuursverplichting. Anders gezegd: heeft een bestuurder daar niet aan voldaan, dan volgt uit de wet dat hij zijn bestuurstaak niet goed heeft uitgevoerd. Bovendien wordt op grond van de wet vermoed dat dit onbehoorlijk bestuur een belangrijke oorzaak is geweest van het faillissement – hiertegen is overigens nog wel tegenbewijs mogelijk. De curator kan in zo'n geval het bestuur hoofdelijk aansprakelijk stellen voor alle schulden van de onderneming (het boedeltekort). Het bestuur is dan gezamenlijk verantwoordelijk: het maakt niet uit welke bestuurder zich met de administratie bezighield.

Conclusie

Het voeren van een goede administratie is de hygiëne van een onderneming. Voldoet een bestuurder niet aan de administratieplicht dan is dat niet alleen slecht voor de onderneming, maar kan dat ook grote persoonlijke gevolgen hebben. Meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met een van onze specialisten.