Beoordelingscommissie, stick to the plan!
29-11-2018
In een recente zaak heeft het Hof Den Haag bevestigd dat de beoordelingscommissie bij een aanbestedingsprocedure alleen mag oordelen over vooraf aangekondigde gunningscriteria. Dit verbaast niet, maar een kleine herinnering kan nooit kwaad. In de praktijk laten deskundigen in een beoordelingscommissie bij een aanbesteding toch vaak moeilijk hun eigen denkkader los.
Zo gebeurde ook in deze zaak. Het ging om een aanbesteding georganiseerd door de Staat voor het contracteren van ondernemingen die ondersteuning kunnen bieden bij visumaanvragen en andere consulaire diensten in het buitenland. Een van de leden van de beoordelingscommissie bezat negatieve informatie over een inschrijver, die een teleurstellende indruk had achtergelaten bij een vorige opdrachtgever. Als gevolg hiervan is de beoordelingscommissie onderzoek gaan doen naar andere aspecten van de inschrijvingen dan die in de aangekondigde beoordelingssystematiek waren voorzien, zonder de inschrijvers hierover te informeren.
De aanbestedende dienst heeft een ruime beoordelingsvrijheid bij een beoordeling aan de hand van kwalitatieve criteria, zolang hij maar transparant handelt en inschrijvers gelijk behandelt. Dit houdt in dat het voor inschrijvers duidelijk moet zijn wat van hen wordt verwacht, de inschrijvingen aan de hand van een zo objectief mogelijk systeem moeten worden beoordeeld en de gunningsbeslissing zodanig inzichtelijk moet worden gemotiveerd dat de afgewezen inschrijvers kunnen toetsen op welke wijze de beoordeling heeft plaatsgevonden (artikelen 1.8 en 1.9 Aanbestedingswet).
De beoordelingscommissie van de aanbestedende dienst is dus behoorlijk vrij, maar niet zó vrij als de deskundigen zich in de zaak bij het hof waanden. Denk als aanbestedende dienst bij het organiseren van een aanbestedingsprocedure dus goed na over de gunningscriteria, in samenspraak met de deskundigen. Zo kunnen deskundigen in lijn met de (mede door henzelf opgestelde) gunningscriteria oordelen, worden inschrijvers niet verrast en problemen voorkomen.
Dit is een Legal Update van Walter Engelhart.
