Thema Omgevingswet 2022 VBK

Digitaal Stelsel Omgevingswet

Vanaf het moment dat de Omgevingswet in werking treedt, zijn decentrale overheden verplicht om aangesloten te zijn op de Landelijke Voorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet ('DSO-LV'). Via dit systeem kunnen zowel bedrijven als burgers onder andere kijken welke regels gelden voor een bepaalde locatie en kunnen vergunningen worden aangevraagd.

Hoe te voorzien in de noodzakelijke IT voorzieningen?

Op dit moment beschikken nog niet alle decentrale overheden over de juiste IT voorzieningen om de aansluiting op het DSO-LV te realiseren. Dat betekent dat zij voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet de huidige systemen moeten aanpassen of dat een volledig nieuw systeem moet worden aangeschaft.

Waar moet u vanuit aanbestedingsrechtelijk perspectief rekening mee houden?

Bij het vergeven van opdrachten met betrekking tot de aanpassing of de aanschaf van bestaande systemen moeten de aanbestedingsregels in acht worden genomen. Decentrale overheden zijn immers aanbestedingsplichtig. Voor overheidsopdrachten met een waarde boven de daarvoor geldende drempelwaarde (€ 214.000,-) geldt een Europese aanbestedingsplicht en moet dus één van de procedures uit de Aanbestedingswet worden doorlopen. De waarde van een specifieke opdracht moet worden berekend op basis van het totale bedrag van die opdracht (exclusief omzetbelasting) en dus over de volledige looptijd, inclusief aanvullende dienstverlening en mogelijke opties en verlengingen die in de overeenkomst zijn opgenomen.

Als de waarde van een opdracht onder de drempelwaarde blijft, dan geldt weliswaar geen Europese aanbestedingsplicht, maar kan het eigen inkoopbeleid van de betreffende aanbestedende dienst in combinatie met de Gids Proportionaliteit bepalen dat alsnog een aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd. Er kan bijvoorbeeld vastgelegd zijn dat een meervoudig onderhandse procedure moet worden georganiseerd. Onder specifieke omstandigheden en op basis van een deugdelijke motivering kan mogelijk van het eigen inkoopbeleid en van de Gids Proportionaliteit worden afgeweken. Of die mogelijkheid bestaat, zal van geval tot geval moeten worden beoordeeld.

Hoe moet u omgaan met aanbestedingsregels als u een bestaande samenwerking met een IT provider heeft?

Wanneer decentrale overheden een samenwerking hebben met een IT provider, kunnen de benodigde IT voorzieningen onder omstandigheden ook rechtstreeks (onderhands) bij die opdrachtnemer worden ingekocht. Dat is bijvoorbeeld het geval als in de bestaande overeenkomst al een duidelijke en ondubbelzinnige optie is opgenomen om de voorzieningen zoals bijvoorbeeld implementatie van DSO-software bij die opdrachtnemer af te kunnen nemen of als de waarde van deze 'aanvullende' opdracht zeer gering is ten opzichte van de 'originele' en in het verleden al aanbestede opdracht.  De Aanbestedingswet bevat hierover specifieke bepalingen. In elk geval mag geen sprake zijn van een wezenlijke wijziging in de overeenkomst met de huidige softwareleverancier of –dienstverlener; in dat geval ontstaat een nieuwe opdracht die in overeenstemming met de aanbestedingsregels moet worden vergeven.

Echter, het gebruik van software gaat zelden over de aanschaf van software alleen: veelal is ook een onderliggende infrastructuur nodig en moet worden voorzien in onderhoud. Hier kan met verschillende  zogenoemde 'delivery models' in worden voorzien. Tegenwoordig zijn er bijvoorbeeld veelal SaaS of andere cloud-oplossingen die mogelijk goed kunnen voorzien in de behoefte van elke individuele organisatie. Daarnaast zal de oplossing  naast gewenste functionaliteit ook moeten voorzien in continuïteit en compliance. Het gaat met andere woorden over een IT sourcingsvraagstuk dat telkens individueel passend zal moeten worden ingevuld.

Wat kunt u nu al doen?

Het voorbereiden en doorlopen van een aanbestedingsprocedure kost veel tijd. Het is raadzaam op korte termijn in kaart te brengen hoe in uw specifieke geval het beste tijdig kan worden voorzien in IT voorzieningen om aan te kunnen sluiten op het DSO. Vervolgens moet worden bepaald welke aanbestedingsprocedure kan of moet worden gevolgd en welke procedure het meest geschikt is om tot een optimaal resultaat te komen. Daar moet tijdig mee worden begonnen, zodat de aansluiting op het DSO tijdig daadwerkelijk gerealiseerd is.

Waarvoor kunt u bij ons terecht?

Onze advocaten hebben een ruime ervaring met het adviseren en begeleiden van IT sourcingsprojecten, ook voor aanbestedende diensten. Wij kunnen uw organisatie als projectadvocaat met een multidisciplinair team volledig ondersteunen op het gebied van  IT-, aanbestedings- en  omgevingsrecht.

Wij kunnen u onder meer bijstaan met:

  1. het in kaart brengen van uw mogelijkheden om de aansluiting op het DSO te laten realiseren onder een reeds gegunde opdracht;
  2. meedenken over sourcings- en aanbestedingsstrategieën;
  3. adviseren over de best passende aanbestedingsprocedure;
  4. adviseren over en opstellen van de aanbestedingsdocumentatie met inbegrip van een passende overeenkomst;
  5. de aanbestedingsprocedure verder ondersteunen (zoals voorbereiden nota's van inlichtingen, onderhandelingen voeren (indien mogelijk binnen de gekozen procedure).

Uiteraard kunt u ook bij ons terecht voor alleen een concrete adviesvraag. Bent u softwareleverancier of dienstverlener en levert u IT voorzieningen om de aansluiting op het DSO-LV mogelijk te maken? Ook u kunt bij ons terecht. Zo kunnen wij u bijvoorbeeld ondersteunen bij het voorbereiden van of advies geven rond een inschrijving op een aanbesteding.