Interne fraude en niet integer handelen
Integriteit is een belangrijk onderwerp, waarover de media iedere dag wel iets melden. Wij krijgen regelmatig vragen over niet integer gedrag van bestuurders en/of medewerkers. Het kan daarbij gaan om leidinggevenden die misbruik maken van hun positie, of medewerkers die frauderen omdat zij toegang hebben tot systemen of bankrekeningen van de werkgever. Ook krijgen wij regelmatig vragen over mogelijke belangenverstrengeling.
Wat is de impact van (interne) fraude en niet integer gedrag op uw organisatie?
Niet integer gedrag en interne fraude door bestuurders en/of medewerkers heeft een grote impact op een organisatie. Omdat niet integer handelen naast juridische en financiële gevolgen ook grote maatschappelijke consequenties kan hebben, kan de reputatie van de organisatie ernstig worden geschaad. Om die reden zijn veel organisaties actief bezig met het voorkomen van niet integer gedrag en het opstellen van beleid voor het geval toch een melding van fraude / niet integer gedrag wordt ontvangen.
Waar moet u op letten om fraude / niet integer gedrag te beperken
Er zijn verschillende zaken waar u als organisatie op kunt letten. Zo moeten er voor uw medewerkers bijvoorbeeld heldere gedragsregels zijn vastgelegd, waarin concreet wordt benoemd welk gedrag wel en niet gewenst is binnen de organisatie. Daarin kunt u bijvoorbeeld ook opnemen dat nevenactiviteiten vooraf moeten worden gemeld. Daarnaast is het verstandig om een regeling te hebben op basis waarvan klokkenluiders een mogelijke misstand kunnen melden. Heeft u 50 of meer werknemers? Dan is dit zelfs verplicht.
Voorkomen is uiteraard beter dan genezen. We adviseren dan ook om waarborgen in te bouwen, om te voorkomen dat medewerkers op onrechtmatige wijze geldbedragen naar derden kunnen overmaken of op andere manieren kunnen frauderen. Tot slot is het bij een vermoeden van niet integer handelen van belang om direct actie te ondernemen, bijvoorbeeld door de betrokken medewerker(s) te schorsen als daar aanleiding toe is. Gaat het om een werknemer en handelt u als werkgever niet adequaat, dan kan dit tot gevolg hebben dat bijvoorbeeld een later ontslag op staande voet om die reden wordt aangevochten.
Praktische tips om fraude of oplichting te voorkomen
- Inventariseer of uw organisatie bijzondere risico's loopt op het gebied van niet integer handelen en of er waarborgen kunnen worden ingebouwd om dit te voorkomen.
- Geef voorlichting over integriteit en wat er in dat kader verwacht wordt van uw medewerkers en leg dit beleid schriftelijk vast.
- Evalueer de interne regelingen als het gaat om het aanstellen van een vertrouwenspersoon en de mogelijkheid voor klokkenluiders om een misstand te melden.
- Beoordeel welke personen betrokken moeten worden wanneer er niet integer is gehandeld, zowel vanuit HR als op het gebied van het doen van onderzoek en het beperken en/of verhalen van de schade.
- Als een vermoeden van niet integer handelen bestaat, onderneem dan direct actie, bijvoorbeeld door het schorsen van de betrokken medewerker(s).
Dit kan van Benthem & Keulen voor u betekenen in geval van interne fraude of niet integer handelen
Onze specialisten hebben ruime ervaring in het adviseren rond het niet integer handelen door medewerkers, zowel als het gaat om het maken van beleid als om de stappen die gezet moeten worden nadat er een vermoeden van niet integer handelen is ontstaan. Wij adviseren u in dat geval over het doen van onderzoek, schorsing, de privacy-aspecten en mogelijk ontslag. Ook adviseren wij u over bijvoorbeeld het leggen van beslag en het verhalen van de schade.
