Algemene (leden)vergaderingen tijdens de corona-uitbraak

De huidige uitbraak van het coronavirus heeft vergaande gevolgen voor de Nederlandse samenleving en mogelijk ook voor een aanstaande of binnenkort te plannen algemene (leden)vergadering van uw vennootschap of vereniging. De overheid raadt af om in grote groepen bijeen te komen en daarnaast kunnen aandeelhouders of leden die voor een vergadering worden opgeroepen zelf besluiten om niet te komen in verband met het besmettingsgevaar. Ondanks deze risico's kan een organisatie besluiten dat het van belang is om een vergadering te laten plaatsvinden, bijvoorbeeld omdat de jaarrekening moet worden vastgesteld of omdat andere belangrijke besluiten moeten worden genomen. Hoe ga je als organisatie om met zo'n aanstaande vergadering en wanneer kunnen in een vergadering nog geldige besluiten worden genomen?

Besluitvorming in de algemene (leden) vergadering

Het Nederlands recht kent nog niet de mogelijkheid om een helemaal virtuele/digitale algemene (leden)vergadering te laten plaatsvinden. Om van een geldige algemene (leden)vergadering te spreken moeten i) de vergadergerechtigden geldig worden opgeroepen met inachtneming van de in de statuten van de rechtspersoon gestelde eisen en ii) ten minste één aandeelhouder of lid aanwezig zijn op deze in de oproeping tot de vergadering vermelde plaats. Om vervolgens tot een geldig besluit te komen, moet worden voldaan aan de eisen die in de statuten staan over het aantal aanwezigen en aan de voor het nemen van een besluit vereiste meerderheid van stemmen. Wanneer (te) weinig aandeelhouders of leden bij een vergadering aanwezig zijn, kunnen in die vergadering mogelijk geen geldige besluiten worden genomen.

Alternatieve mogelijkheden

Er bestaan verschillende mogelijkheden om aandeelhouders of leden de mogelijkheid te bieden om deel te nemen aan de vergadering of te stemmen zonder dat zij fysiek bij de vergadering aanwezig hoeven te zijn. Welke mogelijkheden er zijn verschilt per geval, omdat dit afhankelijk is van wat hierover in de statuten van de rechtspersoon is opgenomen.

Als u in verband met het coronavirus wilt bekijken wat bij uw organisatie mogelijk is, dan zijn de volgende bepalingen in de statuten van belang:

• de bepalingen die regelen of en zo ja onder welke voorwaarden leden of aandeelhouders een volmacht mogen afgeven aan iemand anders om hun stem uit te brengen.
  Door het verlenen van een volmacht kunnen ook mensen die niet aanwezig willen of kunnen zijn stemmen over een voorgesteld besluit en wordt het aantal aanwezigen op een vergadering tegelijkertijd beperkt.
• de bepalingen die aangeven of de mogelijkheid bestaat om een zogenaamde hybride vergadering te houden en welke eisen worden daaraan gesteld.
  De 'hybride vergadering' is de afgelopen tijd in Nederland in opkomst. Bij een hybride vergadering vindt een fysieke vergadering plaats waarbij de aandeelhouders of leden er echter ook voor kunnen kiezen om niet (fysiek) aanwezig te zijn, maar op afstand live mee te kijken met wat besproken wordt en digitaal een stem uit te brengen. Om hiervan gebruik te maken, moet deze mogelijkheid volgens de wet (artikel 2:38, 2:117a of 2:227a van het Burgerlijk Wetboek) in de statuten zijn opgenomen en  gelden een aantal wettelijke minimumvereisten die statutair kunnen worden uitgebreid. Daarnaast geldt voor een naamloze vennootschap dat de informatie rondom deze elektronische mogelijkheid in de oproeping tot de vergadering moet staan. Voor een besloten vennootschap of een vereniging is dit niet wettelijk vastgelegd, maar kunnen de statuten dit mogelijk wel bepalen.
• de bepalingen die regelen of en zo ja onder welke voorwaarden leden of aandeelhouders door middel van een besluit buiten vergadering besluiten mogen nemen.
  Besluiten hoeven niet altijd in een vergadering te worden genomen, maar kunnen vaak ook buiten vergadering worden genomen. Omdat daar qua instemming van de betrokkenen strenge eisen aan worden gesteld, zal deze optie bij grote aantallen leden of aandeelhouders vaak geen realistische optie zijn, maar dit kan bij kleine aantallen en eensgezindheid tussen de leden/aandeelhouders misschien wel het geval zijn.
• of een bepaling is opgenomen die regelt dat stemmen die voorafgaand aan de vergadering worden uitgebracht, gelijk worden gesteld met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht.
  De statuten kunnen de mogelijkheid bieden dat voorafgaande aan de vergadering al elektronisch kan worden gestemd. Als dit geregeld is, dan mogen deze stemmen niet eerder dan op de 30e dag voor de vergadering worden uitgebracht.

Nu het door de huidige situatie in Nederland onmogelijk is om met grote groepen bijeen te komen, kunnen bovenstaande alternatieven wellicht in specifieke gevallen een optie bieden om ook met een kleinere groep fysiek aanwezige mensen geldige besluiten te nemen in een algemene (leden)vergadering. Bieden de statuten van uw organisatie geen of weinig mogelijkheden voor alternatieve besluitvorming, dan is het goed deze op termijn wellicht toe te voegen.

Dit is een Legal Update van Mariel Vrielink en Roos Janssen.

Download als pdf